La factura es un documento oficial que acredita el importe a cobrar o pagar por la compra de un bien o la prestación de un servicio. Por eso, su elaboración merece la máxima atención. En este artículo detallamos cuáles son los datos obligatorios en una factura y qué notas legales debes incluir según el tipo de operación.
Contar con un modelo propio para generar tus facturas es el primer paso, pero si lo haces manualmente en un procesador de textos, es fácil que algunos campos queden desactualizados por olvido o desconocimiento y no podrás cumplir con Verifactu.
Por eso recomendamos utilizar un software de facturación. Con él evitarás errores habituales como olvidar actualizar el año de emisión al comenzar un nuevo ejercicio, entre otras actualizaciones que un buen programa realiza de forma automática. Recuerda que si usas una plataforma de facturación debes configurar tus facturas para que figuren estas notas legales. Si eres una persona jurídica además recuerda añadir los datos registrales.
Datos obligatorios en una factura
- Datos del emisor: Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: Nombre o razón social, NIF, domicilio.
- Número de factura (serie correlativa)
- Fecha de expedición
- Fecha de operación (si es distinta a la de expedición)
- Descripción de los servicios prestados
- Base imponible
- Tipo de IVA aplicado y cuota
- Total factura
Hay una serie de notas legales que debes poner en tus facturas, te facilitamos esta breve chuleta con las más habituales:
Con IVA normal
No hace falta añadir ningún texto especial. Solo consignar base imponible, tipo (%) y cuota.
Operación exenta de IVA
Se usa cuando el servicio está exento por ley. Este artículo 20 aplica principalmente a servicios médicos, educativos, financieros o sociales. «Operación exenta por aplicación del artículo 20 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.»
Operación no sujeta a IVA
Para casos muy concretos (fuera del ámbito de aplicación territorial, por ejemplo): «Operación no sujeta al IVA según el artículo 7 de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido.»
Factura a cliente fuera de la UE (exportación de servicios)
«Operación no sujeta al IVA por aplicación del artículo 69 de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Prestación de servicios a destinatarios establecidos fuera de la Unión Europea.»
Factura a cliente de otro país de la UE (intracomunitaria)
El cliente debe darte su NIF intracomunitario y debéis estar ambos registrados en el ROI. La factura va sin IVA:
- En el caso de servicios:
“Operación no sujeta a IVA en España por aplicación del artículo 69.Uno.1.º de la Ley 37/1992 del IVA. Inversión del sujeto pasivo.” - En el caso de bienes:
“Entrega intracomunitaria exenta por aplicación del artículo 25 de la Ley 37/1992 del IVA.”
Inversión del sujeto pasivo (ISP)
Se usa cuando el cliente es empresa o autónomo y la operación cumple ciertos requisitos:
- Entregas de inmuebles como consecuencia de un proceso concursal o como consecuencia de la ejecución de garantía hipotecaria: “Inversión del sujeto pasivo por aplicación del art 84.Uno.2º e) de la Ley 37/1992, del IVA.”
- Renuncia a la exención en operaciones inmobiliarias: “Inversión del sujeto pasivo por aplicación del art 84.Uno.2º e) de la Ley 37/1992, del IVA.”
- Ejecución de obra inmobiliaria: “Inversión del sujeto pasivo por aplicación del art 84.Uno.2º f) de la Ley 37/1992, del IVA.”
Recargo de equivalencia
Si tu cliente es comerciante minorista en recargo de equivalencia, debes desglosarlo:
«Operación sujeta a recargo de equivalencia según el artículo 154 de la Ley 37/1992, del IVA.»
Tipos actuales: 21% IVA + 5,2% RE / 10% IVA + 1,4% RE / 4% IVA + 0,5% RE.
Regímenes especiales
En estos casos se hará constar concretamente la mención en factura:
- Cuando proceda: «Régimen especial del criterio de caja”.
- Cuando sea aplicable: “Régimen especial de las Agencias de viaje”. En estos casos no se puede consignar separadamente la cuota de IVA repercutido.
- Cuando corresponda: “Régimen especial de los bienes usados”, “Régimen especial de los objetos de arte” o “Régimen especial de las antigüedades y objetos de colección”. En estos casos no se puede consignar separadamente la cuota de IVA repercutido.
No dudes en consultar con su asesor fiscal para saber qué casos aplican a tu empresa o negocio.
